Jak przeprowadzić zwykłe postępowanie sprawdzające?

Pełnomocnik ochrony przeprowadza zwykłe postępowanie sprawdzające wobec osób ubiegających się o dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą Poufne. Postępowanie sprawdzające ma na celu ustalenie, czy osoba sprawdzana daje rękojmię zachowania tajemnicy. Postępowanie takie przeprowadzane jest na podstawie pisemnego polecenia Kierownika jednostki organizacyjnej.

Osoba, wobec której wszczęte będzie zwykłe postępowanie sprawdzające wypełnia ankietę bezpieczeństwa osobowego w części I, II, III i IV. Należy pamiętać, iż ankieta po wypełnieniu stanowi tajemnice prawnie chronioną i podlega takiej samej ochronie jaka została przewidziana dla informacji niejawnych oznaczonych klauzulą Zastrzeżone.

Odpowiednio wypełniona i podpisana ankieta wraz z wnioskiem KJO o przeprowadzenie zwykłego postępowania sprawdzającego trafiają do Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych.

Zwykłe postępowanie sprawdzające obejmuje:

1. sprawdzenie, w niezbędnym zakresie, w ewidencjach, rejestrach i kartotekach, w szczególności w Krajowym Rejestrze Karnym, danych zawartych w wypełnionej i podpisanej przez osobę sprawdzaną ankiecie, a także sprawdzenie innych informacji uzyskanych w toku postępowania sprawdzającego, w zakresie niezbędnym do ustalenia, czy osoba sprawdzana daje rękojmię zachowania tajemnicy;
2. sprawdzenie w ewidencjach i kartotekach niedostępnych powszechnie danych zawartych w ankiecie oraz innych informacji uzyskanych w toku postępowania sprawdzającego, w zakresie niezbędnym do ustalenia, czy osoba sprawdzana daje rękojmię zachowania tajemnicy.

Dlatego też, Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych musi szczegółowo zapoznać się z informacjami zawartymi w ankiecie. Ponadto musi on wysłać zapytanie do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie odpowiedzi na temat wpisów o sprawdzanej osobie w bazie KRK. Drugie zapytanie należy wysłać do ABW celem sprawdzenia sprawdzanej osoby w rejestrach i kartotekach niedostępnych powszechnie.

W toku postępowania sprawdzającego Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych musi ustalić, czy istnieją uzasadnione wątpliwości dotyczące:

1. uczestnictwa, współpracy lub popierania przez osobę sprawdzaną działalności szpiegowskiej, terrorystycznej, sabotażowej albo innej wymierzonej przeciwko Rzeczypospolitej Polskiej;
2. zagrożenia osoby sprawdzanej ze strony obcych służb specjalnych w postaci prób werbunku lub nawiązania z nią kontaktu;
3. przestrzegania porządku konstytucyjnego Rzeczypospolitej Polskiej, a przede wszystkim, czy osoba sprawdzana uczestniczyła lub uczestniczy w działalności partii politycznych lub innych organizacji, o których mowa w art. 13 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, albo współpracowała lub współpracuje z takimi partiami lub organizacjami;
4. ukrywania lub świadomego niezgodnego z prawdą podawania w ankiecie bezpieczeństwa osobowego, zwanej dalej „ankietą”, lub postępowaniu sprawdzającym przez osobę sprawdzaną informacji mających znaczenie dla ochrony informacji niejawnych;
5. wystąpienia związanych z osobą sprawdzaną okoliczności powodujących ryzyko jej podatności na szantaż lub wywieranie presji;
6. niewłaściwego postępowania z informacjami niejawnymi, jeżeli:
   1. doprowadziło to bezpośrednio do ujawnienia tych informacji osobom nieuprawnionym,
   2. było to wynikiem celowego działania,
   3. stwarzało to realne zagrożenie ich nieuprawnionym ujawnieniem i nie miało charakteru incydentalnego,
   4. dopuściła się tego osoba szczególnie zobowiązana na podstawie ustawy do ochrony informacji niejawnych: pełnomocnik ochrony, jego zastępca lub kierownik kancelarii tajnej.

Po zapoznaniu się z ankietą i otrzymaniu odpowiedzi z KRK i ABW, jeśli jakieś informacje budzą wątpliwości Pełnomocnika ds. OIN może on przeprowadzić rozmowę z osobą sprawdzaną, aby to wyjaśnić. Z takiej rozmowy powinna powstać notatka służbowa.

Zgodnie z art. 28 ustawy postępowanie sprawdzające kończy się:

1. wydaniem poświadczenia bezpieczeństwa,
2. decyzją o odmowie wydania poświadczenia bezpieczeństwa,
3. decyzją o umorzeniu postępowania sprawdzającego.

Pełnomocnik prowadzący postępowanie może odmówić wydania poświadczenia bezpieczeństwa, jeśli nie zostały usunięte wątpliwości, o których mowa wyżej lub osoba sprawdzana została skazana prawomocnym wyrokiem na karę pozbawienia wolności za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego, także popełnione za granicą lub umyślne przestępstwo skarbowe, jeżeli czyn, za który nastąpiło skazanie wywołuje ww. wątpliwości.

Postępowanie sprawdzające umarza się w przypadku:

1. śmierci osoby sprawdzanej,
2. rezygnacji osoby sprawdzanej z ubiegania się albo zajmowania stanowiska lub wykonywania pracy, łączących się z dostępem do informacji niejawnych,
3. odstąpienia przez kierownika jednostki organizacyjnej od zamiaru obsadzenia osoby sprawdzanej na stanowisku lub zlecenia jej prac związanych z dostępem do informacji niejawnych,
4. gdy postępowanie z innej przyczyny stało się bezprzedmiotowe, a więc np., gdy osoba sprawdzana wycofa na piśmie zgodę na prowadzenie postępowania.

Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego jako pomoc dla Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych stworzyła poniższy schemat akt postępowania sprawdzającego:

1. spis zawartości akt,
2. karta kontrolna,
3. polecenie kierownika jednostki organizacyjnej,
4. ankieta bezpieczeństwa osobowego,
5. załączniki do ankiety bezpieczeństwa osobowego,
6. wniosek z zapytaniem o sprawdzenie w KRK,
7. odpowiedź z KRK,
8. ewentualne wnioski z zapytaniami do innych ewidencji, rejestrów i kartotek,
9. wyniki dokonanych sprawdzeń,
10. wniosek o sprawdzenia w ewidencjach i kartotekach powszechnie niedostępnych,
11. odpowiedź ABW,
12. ewentualna notatka służbowa z rozmowy z osobą sprawdzaną,
13. ewentualny protokół z wysłuchania osoby sprawdzanej,
14. decyzja (eg. nr 2) lub jej odpis,
15. potwierdzenie doręczenia decyzji osobie sprawdzanej (z określeniem daty doręczenia),
16. zawiadomienie o sposobie zakończenia postępowania kierownika jednostki organizacyjnej,
17. zawiadomienie o sposobie zakończenia postępowania ABW (z wyłączeniem informacji o umorzeniu postępowania sprawdzającego),
18. zaświadczenie o przeszkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych,
19. dowód faktu i sposobu złożenia odwołania za pośrednictwem pełnomocnika (z określeniem daty złożenia).

Zgodnie z art. 29 ust. 3 ustawy, w przypadku dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” poświadczenie bezpieczeństwa wydaje się na okres 10 lat.

Po zakończeniu postępowania sprawdzającego akta tego postępowania muszą być przechowywane przez pełnomocnika ochrony lub w pionie ochrony  przez co najmniej 20 lat.

Przydatne dokumenty (wzory) do pobrania:

1. 1. Ankieta bezpieczeństwa osobowego
   2. Wzór polecenia wszczęcia postępowania sprawdzającego
   3. Wzór wniosku do KRK
   4. Wzór wniosku do ABW sprawdzenie w kartotekach i ewidencjach niedostępnych powszechnie
   5. Karta kontrolna

Karol Kij

Zajmuje się szeroko pojętym tematem zarządzania bezpieczeństwa informacji.

Jako młoda, aktywna i przedsiębiorcza osoba wciąż poszukuję nowych źródeł wiedzy i możliwości rozwoju.

Poszukuję kontaktów biznesowych, nawiążę również kontakt z osobami zainteresowanymi podobną problematyką w celu współpracy, wymiany spostrzeżeń i doświadczeń.

www.karolkij.pl

Zobacz również:

• Łączenie funkcji w ochronie informacji niejawnych
• Jak prawidłowo zatrudnić Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych
• Kto nadaje, zmienia lub znosi klauzulę tajności?
• Kto przeprowadza postępowanie sprawdzające wobec Kierownika Jednostki Organizacyjnej?
• Kim jest Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych i jak nim zostać?